Al iniciar un proyecto nuevo, algunos de nuestros clientes pueden tener necesidades específicas que no están cubiertas por el Módulo Base que se está implementando. Para estos casos se debe diseñar una solución que se aplique en el Módulo Base para cumplir las necesidades de los clientes. Muchas veces, ya en el pasado, alguno de los consultores de la compañía se ha enfrentado con situaciones similares y se puede reutilizar esta experiencia para resolver el problema presentado.
Uno de estos casos podría ser, que en POS se deba cumplir con alguna de las siguientes necesidades:
- Si se hace una factura en un restaurante, la factura primero se emite antes de que el cliente proceda a pagarla; generalmente en el procedimiento, se le entrega la factura al cliente para que proceda a seleccionar como va a pagar la misma.
- Cuando existe una ruta de entrega de mercancías, se puede llevar las facturas emitidas y no se sabe cómo se van a pagar hasta que se haga la entrega en el sitio especificado en la ruta y el cliente decida la forma de pago para pagar la factura.
- En algunos casos el cliente va a pagar múltiples facturas, recibos o movimientos de caja registrados por separado en POS, pero el cliente quiere/debe pagar con una única acción de pago. Por ejemplo, si paga con tarjeta de crédito, no quiere pasar múltiples veces la tarjeta, sino que quiere pasar la tarjeta una única vez.
Así como estos casos, en varias ocasiones, al hacer una factura, no se tiene la forma de pago de la misma, por lo que se debe definir algún manejo diferente al que se lleva en el sistema de POS.
Para casos como estos, una solución factible, rápida de implementar y elegante puede ser manejar un tipo de forma de pago especial: Pago Pendiente.
Esta sería una forma de pago transitoria que se mantiene y se cambia antes del final del día (cierre de día o de caja), para que se proceda a generar distribución contable y demás resúmenes con las formas de pago correctas y no la transitoria.
Para esto, se puede diseñar un requerimiento con los siguientes ajustes:
- Incluir un indicador en los tipos de forma de pago, para poder marcar cuál tipo de forma de pago es "Pago Pendiente".
- En la pantalla de "Recepción de Pago" incluir una validación para que, si se utiliza la forma de pago "Pago Pendiente", no se pueda utilizar ninguna otra forma de pago y el monto total se debe registrar como "Pago Pendiente". Al seleccionar la forma de pago "Pago Pendiente" se puede enviar la Factura Electrónica, definiendo como se debe proceder a manejar esta forma de pago en el envío de Factura Electrónica.
- Incluir una nueva pantalla para "Liquidar Forma de Pago Pendiente", en esta pantalla, se podrían ver todos los documentos de POS que tienen aplicada la forma de pago "Pago Pendiente" y se podrían seleccionar uno o varios documentos; después de seleccionados, se tendría el monto total de los documentos y se podría hacer el llamado de la pantalla "Recepción de Pago" por el monto sumado de todos los documentos.
- Crear un procedimiento de liquidación de pagos pendientes, el cual debe distribuir (utilizando las funciones de prorrateo correctas <moneda.redondea_prorrateo>) el monto pagado por forma de pago, el vuelto (en caso de existir) y la diferencia (en caso de existir) del movimiento de caja de "Recepción de Pago" entre los documentos seleccionados en la pantalla de "Liquidar Forma de Pago Pendiente". Si sólo se tiene un documento seleccionado, el nuevo movimiento de caja sería el que se relaciones con el documento y se eliminaría el movimiento de caja de la forma de pago “Pago Pendiente”.
- Modificar el proceso de cierre de día o cierre de caja de POS, para validar que no pueda quedar ningún documento con forma de pago "Pago Pendiente" sin liquidar al momento de hacer el cierre.
Ejemplo:
Cada documento se registra en POS, se le incluiría forma de pago "Pago Pendiente".
En la pantalla de "Liquidar Forma de Pago Pendiente", se seleccionarían los 4 documentos y se llamaría la pantalla de "Recepción de Pago" por el monto total de 254,095.00. Si el cliente decide pagar:
Se debería distribuir el monto del pago entre los diferentes documentos que se están pagando, de la siguiente forma:
Cuando los clientes tengan necesidades específicas, existe una base de datos de conocimientos de otros proyectos, que se puede utilizar para tener un atrajo al diseño de la solución. En este momento, esa base de datos está distribuida en muchos de nosotros, pero, ya se están haciendo avances para poder accesar esta base de conocimiento desde herramientas corporativas, de momento, queríamos presentar una solución elegante para un caso específico, que podría ser de utilidad en situaciones como las enumeradas.
